iconstruye

Administración

Control de Presupuesto

III

Pedido de Materiales

Cotizaciones (comprador)

VII

VIII

I. ADMINISTRACION DE MAESTRO DE MATERIALES
1.	¿Puedo cargar un Maestro de Materiales diferente al de Iconstruye?
	Sí, cada empresa puede cargar su propio maestro, e incluso cada obra puede trabajar con un maestro de materiales diferente.

2.	¿Qué tiempo demora que el maestro quede activo?
	Una vez enviado el archivo estará listo en las próximas 24 horas, lo que será avisado por el sistema a través de un mensaje.

3.	¿Cuándo un Maestro de Materiales no se carga?
	Cuando las unidades de medidas no son compatibles con las de Iconstruye.

4.	¿Qué código adquiere un material creado dentro de una familia ya existente?
	El sistema dentro de la familia entrega un código que es correlativo al ultimo existente en esa familia, y deja disponible los campos descripción y unidad para que sean llenados por el usuario.

II. CONTROL DE PRESUPUESTO
1.	¿Dónde puedo hacer seguimiento del presupuesto?
	Puede hacer seguimiento del presupuesto cargado para su unidad en los módulos de Pedido de Materiales, Compras y Reportes.

2.	¿Cómo cargar un presupuesto?
	La carga de presupuesto se realiza Centro de Gestión o Unidades y puede realizarse de forma manual, ingresando código a código, o de forma masiva, a través de una planilla Excel para cargarlo de forma masiva.

3.	¿Quién administra el Presupuesto?
	Cada entidad define el o los usuarios con acceso al presupuesto; y esos usuarios tienen la posibilidad de editar o modificar el presupuesto existente, además crear nuevos códigos dentro del presupuesto, quedando el registro en el historial de los usuarios que han realizado modificaciones.

III. PEDIDO DE MATERIALES
1.	¿Cuántos ítems se pueden ingresar en un Pedido de Materiales?
	La cantidad de ítem es ilimitado. Puede ingresar tantas líneas sean necesarias, pero le recomendamos un máximo de 70 ítems.

2.	¿Se deben ingresar los precios de cada producto al crear un pedido de materiales?
	No, el pedido de materiales no se ingresa con precios. Sólo el aprobador cuenta con la opción de ver el último precio asociado a la compra y el total estimado.

3.	¿Se puede copiar un Pedido de Materiales a otro Centro de Gestión?
	Sí, se puede realizar si el usuario tiene rol de crear Pedido de Materiales en los dos centros de gestión involucrados en la operación.

4.	En aprobación de Pedido de Materiales ¿se puede eliminar un ítem?
	No. Esto, porque dificultaría información entre lo solicitado por el encargado de bodega y la cantidad de material que llega después de realizar la compra.

5.	¿Si el aprobador no puede eliminar un ítem puedo modificar la cantidad a cero (0)?
	No, el sistema sólo permite cantidad mínima de 1.

6.	Un ítem de pedido de materiales que fue aprobado y enviado a compra y luego se canceló ¿Se puede retomar nuevamente en el módulo de Pedido de Materiales?
	Todo pedido de materiales, que se encuentre pendiente de compra, se puede volver a tomar desde la administración de pedidos pendiente, determinando el estado del pedido por ejemplo, OC cancelada; OC rechazada por aprobador; COT guardada.

IV. COTIZACIONES (comprador)
1.	¿Cómo puedo crear una cotización desde PM?
	El usuario Administrador o Súper - Administrador de la empresa en la funcionalidad de Administración de PM (dentro del módulo de Pedido de Materiales) selecciona uno o más líneas de productos solicitadas y presiona el botón Cotizar. Estos materiales pasan al módulo de cotizaciones como una Cotización Guardada, que el usuario debe editar para enviarla.

2.	¿Cómo hacer una cotización a un Proveedor que no está en Iconstruye (PNI)?
	El módulo de cotizaciones está disponible sólo para Proveedores que pertenecen a la comunidad de Iconstruye. No obstante, el sistema permite ingresar ofertas enviadas por PNI para generar órdenes de compra desde el cuadro comparativo de ofertas.

3.	¿Cómo invitar los proveedores en una cotización?
	En la página de Crear Cotización, en el encabezado donde dice Proveedores haga clic en Seleccionar. Se abrirá una ventana desde la cual puede seleccionar proveedores por categoría y rubro. Asimismo, hay un sector de la ventana en la cual puede ver a las empresas invitadas. Recomendamos que utilice la invitación por Rubro debido en que en esta opción aparece el porcentaje de respuesta de los proveedores.

4.	¿Cómo subir una cotización en Excel?
	En la página de creación de cotización, haga clic en el botón Excel (ubicado en el sector para ingresar líneas de productos). Se abrirá una ventana desde la cual tiene que descargar la Planilla de Llenado (presionando el link llamado Planilla) y guardarla en su PC. Luego, llene las celdas del Excel con los datos pedidos en el documento (y no otros). Una vez que ha ingresado todas las líneas de la cotización, presione el vínculo Examinar en la ventana del sistema desde la que bajó la planilla, seleccione el documento desde su PC y pinche el botón Adjuntar. Todas las líneas de la cotización ingresadas en el Excel serán cargadas en la página de creación de la cotización.

5.	¿Cómo generar una orden de compra desde una cotización abierta?
	En el caso de que la OC se la vaya a generar a un proveedor que opera con la plataforma de Iconstruye y que esté participando en la cotización, adjudique la misma y luego haga clic en el botón Comprar. Si se tratase de un Proveedor No Integrado (PNI), siga los mismos pasos.

6.	¿Cómo se administran grupos de proveedores?
	En el menú de Cotizaciones vaya a Administrar Grupo, póngale un nombre al grupo y seleccione a los proveedores que quiere que formen parte del grupo. Una vez agregados, Guarde. Los grupos pueden ser editados con posterioridad (agregar o eliminar proveedores) desde la misma aplicación.

7.	¿Cómo cerrar una cotización antes del tiempo determinado originalmente?
	En la funcionalidad de Consultar Cotizaciones por Documento ingrese a la opción (Hora de Cierre) e ingrese la nueva fecha y hora de cierre.

V. COMPRAS
1.	¿Cómo agrego una cuenta de costo?
	Para hacerlo existen dos maneras: - Digitarlo directamente y pinchando luego en el botón distribuir, en el caso de saber su código - Pinchando el botón distribuir, para luego buscar la cuenta de costo.

2.	¿Cómo busco el precio histórico?
	Debe hacer clic en el icono $ que se encuentra sobre la columna de precio unitario en el sector de ingreso de líneas de productos.

3.	¿Para qué sirven los íconos editar y eliminar líneas?
	Si al momento de verificar la orden de compra el usuario se da cuenta que a cometido un error selecciona el icono (editar) y podrá modificar la línea de producto. El icono (eliminar) permite al usuario borrar la línea de producto y no enviarla en la orden de compra.

4.	¿Cómo agrego un ítem que no existe en el maestro de materiales?
	Si el maestro es de administración propia (de la empresa constructora) tiene que solicitar la creación del código al usuario que tiene el rol de creador; mientras que si su empresa utiliza el maestro de Iconstruye, el código será creado por personal de nuestra empresa. Para generar la solicitud entre a la ventana para seleccionar ítems del maestro de materiales, donde encontrará el botón Solicitar. Se abrirá una ventana en la que tiene que llenar los campos requeridos y envíe su solicitud al encargado de su empresa par que le cree el código.

5.	¿Cómo puedo arreglar un error que detecté en la orden de compra antes de enviarla a aprobación?
	Si es usuario comprador está en la página de Verificación de la Orden de Compra, debe presionar el botón Volver. En el caso de ser usuario aprobador, debe rechazar la orden de compra e indicar el error y la corrección en el sector de los comentarios para el que el usuario comprador genere nuevamente la OC.

6.	¿Cómo agrego un proveedor que no existe?
	En la página de creación de orden de compra, seleccione el botón proveedor no ingresado y llene los datos solicitados en la ventana.

7.	Busco un proveedor y no lo encuentro, y lo trato de crear y me dice que ya existe
	Al buscar en el sistema, por defecto se muestran los proveedores integrados. Por eso, al hacer la consulta, pinche la pestaña llamada Proveedor No Integrado.

8.	¿Cómo ingreso un descuento?
	Existen dos formas de ingresar un descuento: 1. Por línea de producto: En el momento en que está agregando los ítems de la orden de compra, presione el icono (descuento). 2. Al total de la orden de compra, donde muestra el mismo icono (descuento). El procedimiento en lo dos casos es el mismo. Al presionar el icono aparece una ventana en la cual se debe que pinchar el botón Nuevo y llenar el campo de descripción del descuento, seleccionar si es lineal o compuesto y si es por monto o por porcentaje. Para terminar se presiona el botón Guardar.

VI. RECEPCIONES
1.	¿Se pueden aprobar más de una recepción al mismo tiempo?
	Sí. En la funcionalidad de Control de Recepciones se pueden seleccionar varias recepciones a la vez (activando el ticket en la columna “seleccionar”) y luego pinchar el botón Aprobar, ubicado en el encabezado de la página.

2.	¿Se puede recibir más de lo solicitado en la Orden de Compra?
	Sí, siempre y cuando el usuario tenga el rol apropiado para hacerlo: Recepción – Recibir como Ingeniero.

3.	¿Por qué no puedo anular una recepción?
	Para anular una recepción el documento de recepción se debe encontrar abierto.

VII. BODEGA
1.	¿Como recibo una orden de compra si el producto fue despachado en una unidad distinta a la del maestro de materiales?
	Debe definir una equivalencia de unidades en el módulo de administración de bodega para el producto que necesita recibir.

2.	¿Cómo se calcula el Precio Medio Ponderado de la bodega con que se valoriza el inventario?
	PPP nuevo = ( [PPP actual] * [saldo actual] + [costo cantidad recepcionada] ) / ([saldo actual] + [cantidad recepcionada] ).

3.	Recibí una orden de compra, pero no había creado una bodega.
	Debe anular la operación, posteriormente configurar la bodega y después recibir nuevamente la orden de compra.

VII. FACTURACION
1.	¿El valor del IVA se calcula de forma automática?
	No, el sistema valida el valor colocado, pero el monto del IVA debe agregarlo el usuario según la descripción que trae la factura.

2.	¿Puede ingresarse una factura de una obra a otra?
	No. Las facturas se ingresan por Centros de Gestión

3.	¿Una factura puede estar asociada a diferentes Ordenes de Compra?.
	Sí. Siempre que las Órdenes de Compra sean del mismo Centro de Gestión.

4.	¿Pueden las facturas aprobarse simultáneamente?
	Sí. Los aprobadores tienen la opción de seleccionar de forma simultánea varias facturas y aprobarlas todas de un solo clic.

5.	¿Las facturas pueden eliminarse?
	Las facturas que están en estado Guardado pueden ser eliminadas, pero una vez que la factura queda en estado Ingresada, solo puede ser cancelada, quedando libre el N° de documento para poder ser ocupado en el ingreso posterior.

6.	¿Las solicitudes de Notas de Corrección son recibidas por el proveedor de forma instantánea cuando son emitidas?
	Sí. Las Solicitudes de Notas de Corrección a Proveedores Integrados son recibidas por el proveedor de forma instantánea, permitiendo la comunicación lineal comprador-vendedor. Para los Proveedores No Integrados las solicitudes tienen que ser impresas y enviadas por fax.

7.	¿Las facturas pueden modificarse una vez ingresadas?
	Existe un rol de usuario que permite editar las facturas una vez ingresadas, ese rol es el de Editar Documentos Tributarios, pero debe tenerlo un solo usuario en la empresa, para evitar que las facturas una vez ingresadas y asociadas puedan ser modificadas.

8.	¿Qué sucede cuando las facturas son emitidas en una moneda diferente al peso chileno?
	El sistema tiene la opción de definir la moneda a la que corresponde la factura ingresando el cambio del día para determinar si hay diferencia por tipo de cambio.

VII. REPORTES
1.	¿Los reportes que arroja el sistema los puedo bajar a Excel?
	Todo reporte generado por Iconstruye se puede bajar a Excel, para ser trabajado.

2.	¿Hasta cuántos registros arrojan las búsquedas?
	Los sistemas de consulta del módulo de Reportes arrojan hasta 300 registros. No obstante, si necesita visualizar la consulta completa puede bajarla a Excel.